betterplaces_logo

Cechy zdrowego biura: Układ biura i active design

Czasy nudnych, szarych biur, pełnych regałów z pożółkłymi dokumentami oraz niewygodnych biurek i krzeseł, zdecydowanie odchodzą w przeszłość. Sposób, w jaki zaprojektowane jest wnętrze biura, wywiera bowiem głęboki wpływ na naszą koncentrację, współpracę, zaufanie, a także – co bardzo istotne – kreatywność. Wiąże się to również bezpośrednio ze zdrowiem i komfortem, a co za tym idzie, z produktywnością.

Układ biura rozumie się tu jako zagęszczenie mebli i urządzeń oraz liczbę pracowników w miejscu pracy, przestrzenie dla konkretnych zadań, przestrzenie służące do odpoczynku i inne, sprzyjające zacieśnianiu stosunków społecznych, a także active design.

Zagęszczenie w miejscu pracy i zachowanie

Średnie zagęszczenie w biurach w krajach zachodnich rośnie, zarówno pod względem metrów kwadratowych przypadających na miejsce pracy, jak i stosunku biurek do ich użytkowników[1].

Wydawać by się mogło, że wyższe zagęszczenie to efektywne wykorzystanie przestrzeni, ale to tylko pozory. W rzeczywistości może to prowadzić nawet do obniżenia komfortu i produktywności pracowników, np. jeśli odczuwają brak wystarczającej przestrzeni osobistej lub w biurze narasta hałas. W celu zmniejszenia wizualnych i dźwiękowych dystraktorów wprowadza się różnego rodzaju odgradzające elementy designu, a także etykietę biurową[2].

Innym sposobem na poradzenie sobie z dużym zagęszczeniem jest elastyczny sposób pracy (np. okazjonalna praca w domu, telekonferencje) i dzielenie biurek. Działania te często okazują się korzystne również same w sobie: elastyczne biuro sprawia, że pracownicy mają większą kontrolę nad sposobem pracy, co wpływa na wzrost ich zaufania i lojalności wobec pracodawcy[3].

Przestrzenie wspólne i do zadań specjalnych

Koncentracja w ciszy, czy kreatywna burza mózgów? W nowoczesnym, zdrowym biurze znajdzie się miejsce dla obu trybów pracy, co pozwala pracownikom wybrać takie, którego akurat potrzebują. To wręcz kluczowy element służący wzrostowi produktywności[4].

Takim elementem są też miejsca przeznaczone do aktywności… innych niż praca. Możliwość zrelaksowania się lub porozmawiania o swoich zainteresowaniach w gronie pracowników wzmacnia ich zaangażowanie i poczucie tworzenia grupy, co pozytywnie wpływa na identyfikację z firmą:

18%

wzmocnienie zżycia się grupy

6%

spadek poczucia stresu

spadek

z 40% do 12%

w rotacji pracowników

– w jednym z call centers Bank of America po wprowadzeniu przestrzeni służących zacieśnianiu więzi społecznych →

15 mln USD/rok

zaoszczędzonych, dzięki wzrostowi wydajności[5]

Active design

Zaprojektowanie biura tak, żeby było ono proaktywne, to po prostu stworzenie sposobności do poruszania się. Po co? Otóż…

siedzenie dłużej niż trzy godziny bez przerw skutkuje obniżeniem spodziewanej długości życia o dwa lata

(badanie na populacji USA[6]). Oprócz poprawy funkcjonowania organizmu, chodzenie po biurze wzmacnia relacje, usprawnia kreatywność i wymianę pomysłów.

Strategie

Zagęszczenie w miejscu pracy jest jednym z czynników określonych zasobami finansowymi firmy, na podstawie których podejmuje się decyzje o kosztach najmu czy zmiany siedziby. Zwykle jednak strategie związane z tym elementem nie są spójne z technicznym zarządzaniem obiektem, co prowadzi np. do zbyt intensywnego użycia systemów HVAC, oświetlenia. Zespoły facility management powinny zatem uczestniczyć od początku w planowaniu zagęszczenia biura, uzupełniając informacje wejściowe o kwestie związane z funkcjonowaniem systemów.

Możliwość poruszania się w biurze dają przede wszystkim widoczne, przyciągające i łatwo dostępne schody i ścieżki (korzystanie z tych pierwszych również obniża użycie energii potrzebne do działania wind), a także rozplanowanie niektórych kluczowych urządzeń, przestrzeni lub pomieszczeń w różnych miejscach biura, np. zorganizowanie osobnego aneksu kuchennego. Wprowadzenie udogodnień takich, jak prysznice, szatnie czy przechowalnie rowerów, również sprawia, że łatwiej o aktywność fizyczną. Nawet pomieszczenia do konkretnych zadań mogą być zaprojektowane w sposób proaktywny, np. do pracy stojącej.

Co, jak i gdzie mierzyć?

Pomiar związku między powyższymi różnorodnymi aspektami układu biura a produktywnością pracowników jest jakościowy. W zakresie udostępnionych rozwiązań zaś można przygotować check-listę możliwości z miejscem na komentarze i wpisanie innowacyjnych pomysłów, nieujętych w liście.

[1] British Council for Offices (2013) Occupier Density Study. Dostęp dla członków BCO: http://www.bco.org.uk/Research/Publications/Occupier-Density-Study-2013.aspx.

[2] E.g. JLL & Ethisphere (2012) Moving Towards a More Sustainable Enterprise. http://www.joneslanglasalle.com/GSP/en-gb/Pages/Global-Property-Sustainability-Perspective-Q4-2013-JLL-Sustainability-Report-2012.aspx.

Banbury SP. and Berry DC. (1998) Disruption of office-related tasks by speech and office noise. British Journal of Psychology 89:3, s. 499–517.

Olson J. (2002) Research about office workplace activities important to US businesses – And how to support them. Journal of Facilities Management 1:1, s. 31-47.

[3] British Council for Offices (2010) Making Flexible Working Work. http://www.workplaceunlimited.com/2010%20BCO%20Making%20Flexible%20Working%20Work.pdf.

[4] JLL (2014) Forget the workplace… for now. http://www.jll.com/Research/forget-the-workplace-for-now.pdf?dcf13ab9-ea0d-41ecae84-d4fa35ca233c.

[5] Waber B. (2013) People Analytics: How Social Sensing Technology Will Transform Business and What It Tells Us about the Future of Work Financial Times Press, Chapter 3.

[6] “Sitting for More Than Three Hours a Day Cuts Life Expectancy.” Wall Street Journal. 10 July 2012. http://www.wsj.com/articles/SB10001424052702303343404577516853567934264.