betterplaces_logo

Metodologia: Dane liczbowe

Pierwsze dwa filary – przestrzeń pracy i percepcja, to obszary związane bezpośrednio z tym, gdzie ludzie pracują oraz czy czują się komfortowo i zdrowo w swoim miejscu pracy.

W większości firm aż 90% kosztów operacyjnych to koszty związane z zatrudnieniem, stąd też nawet minimalne polepszenie zdrowia pracownika, a w rezultacie jego produktywności, ma wpływ na poprawę wyniku finansowego. Dane liczbowe, o których mowa poniżej, pomogą skwantyfikować ten wpływ.

Zatem jakie dane liczbowe należy zebrać, aby mieć pełen obraz sytuacji?

1. Absencja

Liczba dni (bądź godzin) spowodowanych zwolnieniem chorobowym w wybranym okresie

Jak wskazują dane z licznych badań, niska jakość środowiska wewnętrznego powoduje zwiększoną zachorowalność wśród pracowników. Koszty takich nieobecności stanowią znaczącą część strat firm.
Większość firm ma własny system mierzenia tego zjawiska, ale często na tym się tylko kończy. Nawet jeżeli firmy śledzą wysokość absencji, najprawdopodobniej nie dociekają jej przyczyn, a już niezmiernie rzadko dane te odnoszone są w jakikolwiek sposób do otoczenia fizycznego w miejscu pracy.

Dla tych firm, które posiadają kilka oddziałów oraz tych, które dysponują danymi sprzed i po przeprowadzce bądź modernizacji, zebrane dane dadzą więcej możliwości porównania.

Oto przykład jak można zacząć śledzić, czy biuro negatywnie wpływa na zdrowie pracowników:

  1. Zebranie liczby nieobecności zgłoszonych przez pracowników.
  2. Zidentyfikowanie powodów nieobecności (czy jest to zwolnienie chorobowe, czy z innego powodu).
  3. Podział nieobecności według lokalizacji (według budynków albo miejsca w budynku).
  4. Porównanie zwolnień chorobowych w różnych lokalizacjach.
  5. Jeżeli liczba takich zwolnień jest zauważalnie wyższa w jednym miejscu albo budynku, należy wziąć pod uwagę potencjalny wpływ przestrzeni pracy.

2. Rotacja pracowników

Procent osób zatrudnionych na stałe, które odchodzą (dobrowolnie bądź przymusowo) z pracy w wybranym okresie

Większość firm śledzi rotację pracowników na bieżąco, jak również powody odejścia. Oczywiście wiele z nich nie jest związanych z niezadowoleniem z przestrzeni pracy.
Jednakże, ponieważ zjawisko rotacji jest bardzo kosztowne dla firm, warto zbadać je w odniesieniu do budynku biurowego. Przyjmuje się, że koszty zastąpienia pracownika, który odszedł, wynoszą od 1,5 do 2 jego rocznych pensji.
Aby zacząć śledzić relację pomiędzy budynkiem a rotacją pracowników, warto wziąć pod uwagę tylko te zwolnienia, które nastąpiły z inicjatywy pracownika.

Rotacja pracowników różni się tym od absencji, że jest rzadziej związana ze zdrowiem, zaś częściej z kwestiami motywacji, samopoczucia oraz postrzegania miejsca pracy. Dlatego warto przemyśleć przeanalizowanie rotacji w połączeniu z ankietami pracowniczymi.

Proponowana procedura:

  1. Zebranie liczby osób, które opuściły firmę w danym roku.
  2. Zidentyfikowanie tych, którzy zwolnili się dobrowolnie.
  3. Podział odejść według lokalizacji (według budynków albo miejsca w budynku).
  4. Porównanie odejść w różnych lokalizacjach.
  5. Jeżeli liczba takich odejść jest zauważalnie wyższa w jednym miejscu albo budynku, należy wziąć pod uwagę potencjalny wpływ przestrzeni pracy.
  6. Jeżeli pracownik odchodzi do konkurencji, warto zapytać go o powody przejścia podczas ankiety na zakończenie pracy.
  7. Dla nowych pracowników warto przeprowadzić „wstępną” ankietę, czy biuro (przestrzeń pracy) była czynnikiem, który wpłynął na podjęcie decyzji o zatrudnieniu.

3. Koszty medyczne
oraz
4. Skargi zdrowotne

Przypadki zgłoszonych/udokumentowanych zdrowotnych skarg wynikających z wykonywanej pracy bądź fizycznego otoczenia pracy oraz wydatki związane z dodatkowymi pakietami medycznymi w wybranym okresie

Dane te stanowią dwie oddzielne grupy, ale zostały tutaj ujęte w jednej kategorii, ponieważ w pewien sposób się uzupełniają.

Jeżeli zdrowie pracowników (fizyczne i psychiczne) jest związane z budynkiem, można oczekiwać, że w budynku, który nie został zaprojektowany pod kątem zdrowia i komfortu ludzi, skarg tych będzie więcej, a także wzrosną koszty medyczne pracodawcy.

W tej sekcji można zastosować poniższe podejście:

  1. Śledzić skargi medyczne, wypadki przy pracy, występowanie chorób zawodowych w odniesieniu do konkretnych budynków.
  2. Zebrać dane dotyczące ubezpieczenia medycznego w rozbiciu na pracowników.
  3. Przeanalizować obydwa rodzaje danych w rozbiciu na poszczególne budynki.
  4. Jeżeli pojawią się wyniki znacznie różniące się od pozostałych (bądź nieoczekiwane), należy brać pod uwagę potencjalny wpływ przestrzeni pracy.

5. Skargi fizyczne

Liczba i rodzaj zgłoszonych skarg, dotyczących fizycznego dyskomfortu związanego ze środowiskiem pracy bądź wykonywaną pracą

Skargi fizyczne, podobnie jak zdrowotne, są zwykle zbierane przez firmy, ale często tylko doraźnie bądź w centralnym rejestrze, a zainteresowanie nimi wykazują głównie zarządcy budynków. Jednakże wiadomo (dzięki przeprowadzonym licznym badaniom), że skargi dotyczące komfortu termicznego, jakości powietrza czy oświetlenia mają znaczący wpływ na efektywność załogi.

Na szczęście, stałe monitorowanie skarg fizycznych oraz grupowanie ich według budynków (bądź części budynków) jest czynnością, którą szybko i bez dodatkowych nakładów może podjąć wiele firm. Z kolei uzasadnienie finansowe, aby podjąć tę próbę jest jasne – istnieje bezpośredni, a zarazem niekorzystny wpływ niskiej jakości środowiska wewnętrznego na efektywność pracowników.

Zaleca się firmom:

  1. Śledzenie i rejestrowanie skarg fizycznych zgłaszanych przez wszystkich pracowników, włączając w to nawet drobne skargi, które zwykle są pomijane.
  2. Jeżeli nie będzie to zbyt obciążające, śledzenie szybkości odpowiedzi na skargę oraz czy została ona załatwiona w satysfakcjonujący sposób.
  3. Ocenę rodzaju oraz ilości skarg fizycznych w podziale na lokalizację (według budynków albo miejsca w budynku).
  4. Jeżeli wyniki są znacząco wyższe w jednym budynku bądź jego części, należy wziąć pod uwagę potencjalny wpływ przestrzeni pracy.

6. Przychody

Przychody na oddział/dział/zespół, w podziale na budynek/część budynku oraz/lub na pracownika.

Z pewnością przychody to kategoria mierzona na wiele sposobów przez każdą z firm, ale też najrzadziej postrzegana z perspektywy zajmowanego budynku. Nie oznacza to w żadnym wypadku, że firmy uważają swoją lokalizację za nieistotną, jest wręcz przeciwnie. Jednakże firmy niezmiernie rzadko analizują osiągane wyniki przez pryzmat poszczególnych budynków (lub jego części).
Zmiany te można szczególnie łatwo zaobserwować w przypadku dużej modernizacji bądź przeprowadzki, gdzie pracownicy i ich czynności pozostają takie same, a zmianie ulega ich otoczenie pracy.

Należy tutaj podkreślić, że oczywiście kategoria przychodów zależy w tak wysokim stopniu od innych czynników, że rozpatrywanie jej w kontekście budynku z pewnością stawia pewne wyzwania. Jednakże biorąc pod uwagę fakt, że budynki wpływają w sposób pozytywny na zdrowie i samopoczucie pracowników, powinno to znaleźć odzwierciedlenie we wzroście ich efektywności, która w większości wyrażona jest właśnie dochodami lub zyskami netto.

Metodologia sugeruje firmom:

  1. Rejestrowanie przychodów w podziale na poszczególne biura.
  2. Zgrupowanie biur (bądź ich części), w których pracownicy wykonują podobne zadania.
  3. Porównanie wyników poszczególnych jednostek na pracownika bądź na metr kwadratowy.
  4. Jeżeli wyniki są znacząco różne w jednym budynku bądź jego części, należy wziąć pod uwagę potencjalny wpływ przestrzeni pracy.