Debata o powrotach do biur dobiega końca. Hybryda stała się trwałym elementem rynku pracy, a organizacje coraz rzadziej zastanawiają się, czy ją utrzymać, a coraz częściej koncentrują się na tym, jak skutecznie nią zarządzać. Tak wynika z tegorocznej, piątej już edycji raportu Hybrid and Beyond – trwającego od 2022 roku badania podejścia kadry menedżerskiej do pracy zdalnej i hybrydowej.

– Rynek nie wraca do biur, lecz dojrzewa w zarządzaniu hybrydą. Organizacje coraz częściej porządkują zasady pracy hybrydowej i dostosowują je do potrzeb zespołów oraz specyfiki wykonywanej pracy. Wysoki poziom elastyczności pozostaje standardem, zmieniają się jednak oczekiwania. Firmy wyznaczają wyraźniejsze ramy funkcjonowania, ostrożniej podchodzą do pracy z dowolnego miejsca na świecie, dbają o możliwość regularnych spotkań na żywo. Nie obserwujemy odwrotu od hybrydy, lecz przejście do kolejnego etapu jej rozwoju, w którym kluczowe staje się świadome projektowanie zasad pracy i współpracy – podkreśla Dorota Osiecka, partnerka, dyrektorka Colliers Define.

Umocnienie modelu hybrydowego

Aż 93% organizacji przeanalizowanych przez Colliers Define deklaruje funkcjonowanie w modelu hybrydowym, podczas gdy wyłącznie stacjonarnie pracuje zaledwie 5% firm, a w pełni zdalnie 1%. Jednocześnie dane pokazują, że organizacje coraz rzadziej traktują hybrydę jako jednolity model dla całej firmy. Rośnie znaczenie rozwiązań dopasowanych do specyfiki poszczególnych zespołów, których udział wzrósł z 5% w latach 2022-2023 do 19% obecnie. Najpopularniejszym rozwiązaniem pozostaje model zrównoważony, zakładający około 2-3 dni pracy z biura tygodniowo, stosowany przez 58% organizacji, przy jednoczesnym spadku popularności modeli z przewagą pracy zdalnej.

– Wyniki wskazują, że rynek nie zmierza ani w kierunku pełnego powrotu do biur, ani dalszej liberalizacji zasad pracy zdalnej. Zamiast tego organizacje coraz częściej poszukują równowagi pomiędzy elastycznością a potrzebą współpracy i budowania relacji, porządkując zasady funkcjonowania pracy hybrydowej – zaznacza Dorota Osiecka.

Ten trend potwierdzają również deklaracje dotyczące przyszłości modeli pracy – 60% respondentów uważa obecny zakres pracy zdalnej za optymalny, podczas gdy jedynie 17% organizacji planuje zwiększyć skalę pracy stacjonarnej, a zaledwie 1% zamierza rozszerzać pracę zdalną. Jednocześnie wyraźnie rośnie odsetek osób nieznających dalszych planów swoich organizacji (z 13% do 22%), co może świadczyć o trwających w wielu firmach procesach redefiniowania zasad pracy hybrydowej i dostosowywania ich do zmieniających się potrzeb biznesowych.

Biuro zmienia swoją funkcję

Wyniki cyklicznego badania Colliers Define pokazują również zmianę oczekiwań wobec przestrzeni biurowej. Dla organizacji biuro coraz rzadziej jest przede wszystkim miejscem wykonywania pracy indywidualnej. Znacznie większe znaczenie mają dziś funkcje społeczne i komunikacyjne. Najczęściej wskazywanymi powodami zachęcania pracowników do obecności w biurze są większa integracja pracowników (32%), poprawa przepływu informacji (25%) oraz poprawa współpracy (23%). Oznacza to, że biuro coraz częściej pełni funkcję przestrzeni wspierającej budowanie relacji, wymianę wiedzy i koordynację działań zespołów. Zmienia się również podejście do lokalizacji pracy. Organizacje ostrożniej podchodzą do zatrudniania osób pracujących z dowolnego miejsca na świecie, większy nacisk kładąc na możliwość okazjonalnych spotkań i utrzymywania bezpośrednich relacji pomiędzy pracownikami.

Elastyczność wymaga nowych zasad

Kolejnym etapem rozwoju pracy hybrydowej staje się budowanie spójnych praktyk organizacyjnych wspierających współpracę w rozproszonym środowisku. Analiza wyników pokazuje, że organizacje najlepiej oceniające funkcjonowanie modelu hybrydowego częściej wdrażają rozwiązania wspierające synchronizację pracy zespołów, takie jak koordynacja dni obecności czy formalne zasady prowadzenia spotkań. O sukcesie modelu nie decyduje więc sama liczba dni spędzanych w biurze, ale sposób organizacji współpracy pomiędzy pracownikami.

– Odpowiedzią na wyzwania związane z pracą hybrydową nie jest ograniczanie elastyczności, ale lepsze integrowanie działań związanych z zarządzaniem ludźmi, technologią, przestrzenią biurową i procesami organizacyjnymi – podkreśla Grzegorz Rajca, associate director w Colliers Define.

Największym wyzwaniem nie jest produktywność

Badanie potwierdza, że organizacje nadal dostrzegają wyraźne korzyści płynące z pracy zdalnej. Najwyżej oceniany jest jej wpływ na dobrostan i równowagę między życiem zawodowym a prywatnym (73% wskazań pozytywnych), a także wsparcie procesów rekrutacji (64%) i utrzymania pracowników (62%). Pozytywnie oceniany jest również wpływ pracy zdalnej na wydajność indywidualną, ciągłość działania i odporność biznesową oraz ogólne wyniki firmy. Jednocześnie największe wyzwania pozostają związane z codziennym funkcjonowaniem zespołów. Aż 56% respondentów wskazuje na negatywny wpływ pracy zdalnej na poczucie przynależności do zespołu, 51% na przepływ informacji na poziomie operacyjnym, a 36% na onboarding nowych pracowników. Negatywne oceny dominują również w obszarze współpracy, kultury organizacyjnej oraz bieżącego zarządzania zespołami.

– Organizacje nauczyły się wykorzystywać zalety wynikające z elastyczności pracy zdalnej, jednak nadal mierzą się z wyzwaniami dotyczącymi budowania relacji, wymiany wiedzy i skutecznej współpracy w modelu hybrydowym. Kluczem do poradzenia sobie z wyzwaniami hybrydy nie są obowiązkowe powroty do biur, tylko dostosowanie organizacyjnych działań i praktyk do nowej, hybrydowej rzeczywistości – mówi Grzegorz Rajca.

Kolejny ruch wyznaczy demografia

Eksperci Colliers zwracają uwagę, że organizacje powinny już dziś patrzeć poza bieżące wyzwania związane z pracą hybrydową. Coraz większego znaczenia nabierają zmiany demograficzne, które w kolejnych latach będą wpływać na dostępność talentów i strukturę rynku pracy. W tym kontekście elastyczne modele pracy mogą odegrać ważną rolę w utrzymywaniu aktywności zawodowej pracowników 40+ i 50+, ułatwiając godzenie obowiązków zawodowych z obowiązkami opiekuńczymi oraz ograniczając obciążenia związane z codziennymi dojazdami. Zdaniem autorów raportu organizacje, które już dziś uwzględnią te wyzwania w projektowaniu modeli pracy i środowiska biurowego, będą lepiej przygotowane na zmiany kształtujące rynek pracy w nadchodzących latach.

Opracowanie: Colliers Poland