Udział Workplace w projekcie rozpoczął się od szczegółowego briefingu oraz analizy raportu dotyczącego potrzeb pracowników firmy oraz proponowanych zmian w aranżacji biura. Na podstawie tych informacji przystąpiono do etapu planowania przestrzennego (space planning). Równolegle z pracami nad planowaniem przestrzennym, zajęto się designem biura, przekształcając wytyczne i oczekiwania w konkretne rozwiązania wizualne i funkcjonalne. Następnie przystąpiono do przygotowania dokładnych rysunków technicznych, które stały się wytycznymi dla kolejnych etapów realizacji projektu.

Kolejnym krokiem był projekt zabudów meblowych oraz selekcja i organizacja mebli ruchomych. Przez cały czas trwania projektu, utrzymywano ciągłą komunikację z zespołem odpowiedzialnym za budowę, organizując cotygodniowe spotkania oraz regularne wizyty na miejscu w celu nadzorowania postępów prac. Workplace było obecne na każdym etapie realizacji, dbając o zgodność prac z ustalonymi wytycznymi i oczekiwaniami. Kiedy prace budowlane były już zaawansowane, na życzenie klienta rozszerzono zakres usług o wsparcie w zakresie zarządzania zmianą (change management) poprzez organizację warsztatów z pracownikami, które miały na celu przygotowanie ich do funkcjonowania w nowym otoczeniu. Dodatkowo, na życzenie klienta Workplace wspierało realizację warsztatu z rozsadzania zieleni, który został przeprowadzony przez docelowego wykonawcę wyłonionego w konkursie. Wszystkie te działania miały na celu zapewnienie płynnej realizacji projektu oraz maksymalne zadowolenie klienta z końcowego efektu.

Priorytetem stało się promowanie idei recyklingu, upcyklingu oraz minimalizowania odpadów (less waste). Zdecydowano, aby wykorzystać jak najwięcej już istniejących elementów, dostosowując je do nowych, aktualnych potrzeb i wymagań aranżacji przestrzeni. Do ponownego użycia przeznaczono takie elementy jak: szklane ściany, drzwi, sufity (wyspy sufitowe oraz instalacje), a także wyposażenie ruchome i rośliny. Kolejnym istotnym rozwiązaniem było zastosowanie sufitu papierowego w strefie networkingowej oraz wykonanie nadruków na istniejących wyspach sufitowych Ecophon.

Opracowanie: Workplace