Transformacja cyfrowa w branży budowlanej obejmuje także zarządzanie obiektami, koncentrujące się na ich utrzymaniu i eksploatacji. Europa ma trzeci co do wielkości udział w globalnym rynku zarządzania nieruchomościami, a według prognoz jego wartość wzrośnie z 290,4 miliarda dolarów w 2022 r. do 426,6 miliarda dolarów w 2030 r.

Tradycyjne zarządzanie budynkami wciąż w dużej mierze opiera się na ręcznych procesach – tworzeniu tabel i zestawień w programach biurowych oraz manualnym przetwarzaniu e-maili. To nie tylko wydłuża czas reakcji na awarie, ale także zwiększa ryzyko błędów i generuje dodatkowe koszty operacyjne. Współczesne rozwiązania cyfrowe oferują nowe podejście, które ułatwia zarządcom monitorowanie, planowanie i utrzymanie nieruchomości. Jakie konkretne rozwiązania mogą pomóc zarządcom nieruchomości w optymalizacji wydatków i poprawie efektywności operacyjnej?

Cyfryzacja zmienia oblicze Facility Management
Skuteczne zarządzanie nieruchomościami wymaga regularnych inspekcji, planowych konserwacji i szybkiego reagowania na nieoczekiwane awarie. Przestarzałe systemy, bazujące na tradycyjnej dokumentacji i zgłoszeniach przekazywanych telefonicznie lub e-mailowo, często prowadzą do opóźnień, utraty kluczowych informacji i utrudniają sprawne podejmowanie decyzji. Wdrażanie inteligentnych technologii pozwala na automatyzację kluczowych procesów, przeniesienie dokumentacji do cyfrowej platformy oraz precyzyjne monitorowanie zużycia zasobów, co przekłada się na większą kontrolę kosztów i efektywniejsze zarządzanie budynkami. Cyfrowe narzędzia pozwalają usprawnić te procesy poprzez:

• Centralizację danych – wszystkie plany, umowy i raporty inspekcyjne są przechowywane w jednym miejscu, co eliminuje czasochłonne poszukiwania i zapewnia szybki dostęp do kluczowych informacji.
• Usprawnienie zgłoszeń serwisowych – systemy rejestrujące usterki umożliwiają szybkie przypisanie ich do odpowiednich ekip technicznych, które automatycznie otrzymują powiadomienie o zadaniu, co skraca czas reakcji i redukuje koszty napraw.
• Inteligentne zarządzanie mediami – monitorowanie zużycia energii, wody i ciepła umożliwia identyfikację strat i optymalizację wykorzystania zasobów.
• Planowanie konserwacji – czujniki i systemy online pozwalają na bieżącą kontrolę stanu urządzeń, co umożliwia zapobiegawcze działania, wydłużając żywotność sprzętu i zmniejszając przestoje.
• Kontrolę zgodności z przepisami – cyfrowe systemy śledzą harmonogramy obowiązkowych inspekcji i przeglądów, minimalizując ryzyko kar oraz zwiększając standardy bezpieczeństwa.

Nowoczesne zarządzanie w praktyce
W Europie coraz więcej firm inwestuje w technologie optymalizujące zarządzanie nieruchomościami. Przykładem może być Art-Invest Real Estate, które wdrożyło inteligentne systemy, poprawiając efektywność obsługi budynków i komfort użytkowników. Z kolei Emerald Hotel oraz firma EIGO zdecydowały się na wykorzystanie PlanRadar (wiodącej platformy do cyfrowej dokumentacji, komunikacji i raportowania w budownictwie, zarządzaniu obiektami i nieruchomościami) do optymalizacji swoich procesów operacyjnych.

W Emerald Hotel cyfryzacja pozwoliła na automatyzację procesów konserwacji i zarządzania zgłoszeniami, co skróciło przestoje w wynajmowanych pokojach o 30% i niemal całkowicie wyeliminowało luki komunikacyjne.

– Wdrożenie nowoczesnego systemu do zarządzania obiektem pozwoliło nam znacząco skrócić czas reakcji na zgłoszenia i usprawniło komunikację między zespołami technicznymi. Przepływ informacji stał się bardziej przejrzysty, co wyeliminowało problemy z opóźnieniami i niejasnymi instrukcjami. Dzięki temu przestoje zostały zminimalizowane, a zarządzanie obiektem stało się bardziej efektywne – mówi Csizmadia Eszter, kierownik projektu w Emerald Hotel Ltd.

EIGO, zarządzające obiektami komercyjnymi, dzięki wdrożeniu PlanRadar ograniczyło papierową dokumentację, usprawniło komunikację i skróciło czas sporządzania raportów o 80%.

– Nowoczesne technologie pozwalają nie tylko ograniczyć koszty eksploatacyjne, ale także znacząco poprawiają jakość zarządzania budynkami. Cyfrowa platforma pomaga lepiej planować przeglądy techniczne, szybciej reagować na awarie oraz pozwala tworzyć dokumentacje w sekundy, a nie w godziny… To inwestycja, która przynosi realne oszczędności i poprawia standard funkcjonowania budynków – mówi Krzysztof Studziński, Regional Manager PlanRadar w Polsce.

Technologia przyszłości: inwestycja, która szybko się zwraca?
Choć wdrożenie nowoczesnych systemów wymaga początkowego zaangażowania czasu i zasobów, długofalowe korzyści wynikające z usprawnienia zarządzania konserwacją, dokumentacją i przepływem informacji sprawiają, że jest to inwestycja, która się zwraca. W obliczu rosnących kosztów Facility Management cyfryzacja przestaje być opcją, a staje się koniecznością dla tych, którzy chcą utrzymać konkurencyjność na rynku nieruchomości.

Opracowanie: PlanRadar