Materiał partnera
Ciekawy design to dla MSD Polska nie wszystko. Przyjazna pracownikom przestrzeń zaspokaja ich potrzeby i wspiera pracę w trybie hybrydowym. Do takiego biura pracownicy po prostu chcą przychodzić!
W dobie pracy hybrydowej organizacje za główny cel stawiają sobie reorganizację przestrzeni biurowej w taki sposób, żeby realnie wspierała zespoły w realizacji codziennych zadań. Przy okazji optymalizują także metraż biura. Takie przesłanki towarzyszyły decyzji MSD Polska, polskiej filii globalnej firmy biofarmaceutycznej, która zaprosiła Workplace do projektu rewitalizacji swojej warszawskiej siedziby.
MSD w Polsce, producent zaawansowanych technologicznie leków i szczepionek, zatrudnia ok. 600 osób. Jaka jest receptura na otwarte, zróżnicowane i atrakcyjne środowisko dla takiego zespołu?
Biuro równie dobre jak home office?
Firma MSD Polska zajmowała dotychczas około 7 tys. mkw. powierzchni na sześciu kondygnacjach budynku Warsaw Trade Tower w centrum stolicy. W projekcie optymalizacji i rewitalizacji powierzchni założono, że zostanie ona zmniejszona do ok. 4,5 tys. mkw., a w miejsce stałych biurek pojawią się różnorodne przestrzenie wspierające pracę.
– Ponieważ obecnie większość naszych pracowników preferuje pracę w skupieniu, a do biura przychodzi głównie na spotkania, głównym celem przebudowy była zmiana charakteru biura. Nowa przestrzeń ma być miejscem dostosowanym do różnego typu spotkań – formalnych i nieformalnych – oraz pracy wspólnej. Ma także lepiej wspierać potrzeby pracowników z niepełnosprawnościami – mówi Nina Jasiewicz, Associate Director, Facilities, Central Europe w MSD Polska. – Kolejnym celem było odświeżenie wystroju. Nowe biuro miało mieć podwyższony standard, ale bardziej przypominać przestrzeń domową. Wszystko po to, żeby zachęcić pracowników do przychodzenia do siedziby firmy – podsumowuje reprezentantka MSD Polska.
W projekcie na zespół Workplace czekało sporo wyzwań. Nowa siedziba MSD Polska miała przede wszystkim odpowiadać na różnorodne potrzeby pracowników: odpoczynku, stymulacji i rozrywki. Biuro miało być miejscem atrakcyjnym wizualnie, przyjaznym i stymulującym do pracy. Jednocześnie miała być to przestrzeń wyposażona w nowoczesne rozwiązania technologiczne, przyjazna dla środowiska i spełniająca najwyższe standardy ergonomii.
Wyzwania projektowe dotyczyły nie tylko designu. Przejście na założony przez MSD Polska model Activity Based Workplace wiązało się z dużą zmianą dla pracowników, do której należało ich odpowiednio przygotować (np. rezygnacja ze stałych stanowisk pracy, korzystanie z szafek typu locker). Poza tym, sam budynek z racji swojego wieku nie ułatwiał zadania.
Do prowadzenia i realizacji projektu przebudowy biura firma MSD Polska zaangażowała firmę Sodexo Polska, która na co dzień odpowiada za kompleksowe utrzymanie biura. Po stronie Sodexo leżał wybór partnera odpowiadającego za projekt i change management.
– To, co zaważyło na wyborze Workplace, to – poza konkurencyjną ceną – szeroka oferta, obejmująca aranżację wnętrz, zarządzanie zmianą i project management. Od pierwszych spotkań i wizyty referencyjnej mieliśmy poczucie, że Workplace rozumie nasze cele i oferuje optymalne rozwiązania – komentuje Aleksandra Jagodzińska, General Services Manager w Sodexo Polska.
Jak zaprojektować biuro, które wspiera i zachęca do pracy?
Zakres odpowiedzialności Workplace był większy niż standardowy, więc praca została podzielona na trzy obszary. Zespół architektoniczny był odpowiedzialny za wystrój, w tym dobór materiałów i dokumentację techniczną. Zespół change management wspierał zespół MSD Polska w łagodnym przejściu przez zmianę, w oparciu o założone wytyczne. Razem z ambasadorami zmiany przygotowywano pracowników do zmiany w sposobie działania. Podczas warsztatów change management pokazano zespołowi MSD Polska plusy środowiska w duchu Activity Based Workplace, które dla nich stworzono.
– Decyzja o pozostawieniu projektu architektonicznego w obrębie tej samej firmy, która odpowiadała za komunikowanie zmian, okazała się bardzo trafna. Zespół Workplace wspierał nas doświadczeniem branżowym oraz wiedzą wyniesioną z poprzednich projektów. Dzięki regularnym spotkaniom z ambasadorami zmiany nasza firma mogła sprawnie przejść transformację kulturową, jaką była zmiana modelu pracy na hybrydowy – mówi Nina Jasiewicz, Associate Director, Facilities, Central Europe w MSD.
Z ramienia Workplace projektem zarządzał Paweł Kołodziej jako project manager. Wspierał klienta w zakresie negocjacji umowy najmu, prac fit-out oraz weryfikacji harmonogramów i kosztów podczas wyboru generalnego wykonawcy. Zespół był także odpowiedzialny za część techniczną oraz weryfikował zasadność zaproponowanych przez klienta optymalizacji.
Prace koncepcyjne rozpoczęto pod koniec lata 2021 roku. Na początku wpisano nowe proporcje stref pracy w proponowane ramy biura i samego budynku. Następna faza, przygotowanie koncepcji architektonicznej i dobór materiałów, zakończyła się w październiku 2021 roku. Do końca roku przygotowano dokumentację techniczną, a w styczniu 2022 roku wspólnie z klientem zespół Workplace wybrał w przetargu wykonawcę prac modernizacyjnych. Na tym etapie Workplace wspierał zespół MSD Polska w weryfikacji dokumentacji przetargowej, kosztorysów i cen oraz ostatecznym wyborze generalnego wykonawcy. W lutym, choć sytuacja na rynku zaczęła się destabilizować ze względu na podwyżki oraz konflikt w Ukrainie, udało się rozpocząć faktyczne prace remontowe.
Zaproponowano trzy kierunki designu, z których klient wybrał jeden. Zespołowi MSD Polska najbardziej spodobał się ten nawiązujący do butikowej apteki z dawnych lat. Koncepcja ta wskazuje na tożsamość i wartości MSD Polska jako firmy farmaceutycznej, która od ponad stu lat rozwija się, poszukując nowych sposobów na zdrowie i długie życie.
– Założony rezultat w dużej mierze zależał od doboru i jakości materiałów wykończeniowych. W biurze MSD Polska pojawiły się drewniane podłogi, szklane ściany ze szprosami, elementy z czarnego metalu, ceglane ściany oraz kolorowe dywany. Postaraliśmy się także o dużą ilość zieleni i ergonomiczne oświetlenie, zgodnie z tym, co przekazali nam pracownicy MSD Polska podczas warsztatów – wyjaśnia Ewa Jędras, architekt w Workplace odpowiedzialna za wystrój biura.
Na reprezentacyjnym 16 piętrze zostało stworzone serce biura. Znajduje się tam recepcja, przy której znajduje się oś czasu pokazująca historię firmy. Przestrzeń konferencyjna za recepcją ma mobilne ściany oraz ścianę multimedialną. Dzięki temu część powierzchni można otworzyć i połączyć ze strefą networkingową podczas większych wydarzeń firmowych.
Nowoczesny, industrialny wystrój w połączeniu z ciepłą, domową atmosferą zachęca do przyjścia do biura, a jednocześnie dodaje energii i inspiruje do poszukiwań i nowych odkryć. Wystrój uzupełniają dodatki z epoki: szafki z palonego drewna, książki medyczne i menzurki na regałach oraz lampy biblioteczne w salach spotkań. Również oznaczenia (wayfinding) dopasowane są do designu biura.
Mimo wyzwań związanych z inflacją, udało się nie przekroczyć ustalonego na początku roku budżetu. Wynegocjowano też obniżenie pierwszej wyceny generalnych wykonawców o ok. 30%, bez straty na jakości projektu i jego założeń.
Partnerstwo kluczem do transformacji
Nowe biuro MSD Polska było dla Workplace wyjątkowym zadaniem, bo oprócz projektu wnętrz spoczywała na zespole odpowiedzialność za project management i zarządzanie zmianą. Kluczem do sukcesu okazało się połączenie kilku usług w ramach pracowni.
– Projekt, który zapowiadał się „tylko” jako przebudowa, okazał się nie lada wyzwaniem o dużo szerszym zakresie, niż pierwotnie zakładano. Zespół Workplace może sobie pogratulować, ponieważ przestrzeń przeszła kompletną transformację – podsumowuje Nina Jasiewicz, Associate Director, Facilities, Central Europe w MSD.
– Projekt biura dla MSD Polska pokazał, jak ważne jest wsłuchanie się w potrzeby pracowników, aby stworzyć miejsce pracy, które jest nie tylko bezpieczne i komfortowe, ale także odpowiada na różnorodne oczekiwania zespołów. W nowym biurze zastosowaliśmy wiele innowacyjnych rozwiązań bezdotykowych czy less waste. To przestrzeń, w której pracownicy dobrze się czują, i chcą do niej wracać – dodaje Aleksandra Jagodzińska, General Services Manager w Sodexo Polska.
Zobacz, jakie korzyści udało się uzyskać:
- Biuro, które dba o wellbeing pracowników
W projekcie poświęcono dużo czasu na change management i oswajanie pracowników z nowym sposobem pracy. Zespół zajął się doborem rozwiązań zwiększających komfort i dobre samopoczucie przyszłych użytkowników biura. Spośród pracowników MSD Polska wyłoniono ambasadorów zmiany, z którymi przeprowadzono warsztaty edukacyjne poświęcone nowej etykiecie pracy. Przedstawiciele Workplace odwiedzili zespół klienta w dniu otwarcia nowego biura, żeby wesprzeć pracowników w poznawaniu jego funkcjonalności. - Budżet w ryzach, bez straty na jakości
Dzięki drobiazgowej weryfikacji kosztorysów i cen, udało się obniżyć pierwotne wyceny o 30%. Pozwoliło to utrzymać budżet mimo inflacji, a jednocześnie nie zawieść oczekiwań pracowników. Nawet jeśli konieczna była wymiana któregoś z elementów, zachowano jakość materiałów i wyposażenia. - Mniejsza powierzchnia, lepsze relacje
W projekcie dla MSD Polska zmniejszono dotychczas zajmowaną powierzchnię o 30% (z sześciu kondygnacji do czterech), a liczbę stanowisk pracy aż o 60%. Udało się to dzięki przekształceniu rozbudowanego open space z przypisanymi stanowiskami pracy w biuro hybrydowe. W ten sposób firma mogła dać pracownikom większą liczbę stref wsparcia, czyli salki do różnych aktywności, salki jednoosobowe, dwuosobowe, więcej sal konferencyjnych, 4- i 6-osobowych lub większych. Kosztem stanowisk pracy organizacja zyskała przestrzeń do budowania relacji. - Remont przyjazny środowisku
W projekcie dla MSD Polska udało się zrealizować jeden z celów strategicznych fit-outu, czyli możliwie jak najbardziej ekologiczne podejście do realizacji. W pomieszczeniach zastosowano m.in. sufity z wełny drzewnej i wykładziny bez podkładu bitumicznego. Istniejące sprzęty dostały drugie życie: odświeżone krzesła, fotele i wykładziny znalazły swoje miejsce na nowej powierzchni. Klient zdecydował się też na ponowne wykorzystanie biurek. Stoły w sali konferencyjnej dostały nowe blaty z ekologicznego tworzywa Smile Plastics. - Technologia realnym wsparciem dla pracowników
Nowe biuro MSD Polska jest biurem pełnym rozwiązań technologicznych, które na co dzień cieszą się dużą popularnością wśród pracowników (np. fotele do masażu, bezprzewodowe rozwiązania audio-video, spersonalizowane oświetlenie w strefach typu open space). Zgodnie z założeniem klienta, wykorzystana we wnętrzu technologia nie jest jedynie atrakcyjnym dodatkiem, a realnym wsparciem dla pracowników. Co więcej, zainstalowane w biurze sensory, monitorujące wykorzystanie powierzchni biura, mogą pomóc w przyszłości jeszcze dokładniej zaaranżować biuro do potrzeb pracowników.
– Na sukces tego wielopłaszczyznowego, wyjątkowego projektu złożyło się nie tylko to, że zrobiliśmy ładne biuro, spełniające oczekiwania pracowników, ale to, że klient nam zaufał – zarówno w kwestii budżetu, jak i w innych obszarach, np. przy wyborze wykonawcy czy negocjacjach z najemcą. Tego projektu nie byłoby też bez zabezpieczenia odpowiedniego budżetu na nasze prace oraz zbudowania partnerskiej relacji – mówi Paweł Kołodziej, Project Manager w Workplace.
Autorzy
Zarząd: Dominika Zielińska, Bogusz Parzyszek
Project Management oraz prowadzenie projektu po stronie Workplace: Paweł Kołodziej
Doradztwo techniczne: Krzysztof Marszałek, firma Ilnedro
Zespół projektowy: Ewa Jędras, Rafał Mikulski, Ewelina Jezierska, Barbara Majerska
Zespół odpowiedzialny za zarządzanie zmianą: Igor Łysiuk, Urszula Kuc-Petelska, Katarzyna Gajewska-Kulma
Projekt wayfinding i space branding: Damian Bieniek / SpaceID
Wizualizacje: Paweł Deroń
Zespół projektowy po stronie MSD Polska: Nina Jasiewicz
Koordynacja całego procesu z ramienia najemcy: Aleksandra Jagodzińska, firma Sodexo
Zespół reprezentujący wynajmującego z firmy Globalworth: Joanna Liberadzka, Anna Korwin-Kulesza, Krystian Chrobok oraz Paulina Krukowska z firmy Arcadis
W procesie negocjacji przedłużenia najmu MSD reprezentowali doradcy z firmy CBRE: Aleksandra Staszewska
GW: DM Building, kierownik budowy Mateusz Zwierzyński
Zdjęcia: Adam Grzesik
Tekst: Marta Smyrska i Grażyna Zawada
Projekt
Wielkość: 4 510 mkw
Lokalizacja: Warsaw Trade Tower ul. Chłodna 51, Warszawa
Czas trwania: 11 miesięcy